Projektarbeit ist Typfrage: eine Klassifizierung

Wie kann ein Projekt erfolgreich werden? Dazu müssen Verantwortliche zunächst die Charaktereigenschaften ihres Vorhabens kennen. Dies machen sich Unternehmen jedoch häufig im Vorfeld ihrer Projektarbeit nicht ausreichend bewusst. Dabei erleichtert die Charakterisierung des Projektes wesentlich das Managen, Steuern und Durchführen der Vorhaben und Risiken können vorzeitig minimiert werden. Zur Kategorisierung zeigt netclusive fünf Projekttypen auf.

Das neue Produkt hat die Marktreife geschafft! Die Entwickler und Designer haben alle Elemente auf der Launch-Checkliste sorgfältig abgehakt. Die Sektkorken knallen. Die Projektarbeit ist endlich abgeschlossen!

Oder vielleicht doch nicht? Denn zu einem erfolgreichen Projekt gehört nicht nur ein krönender Abschluss, sondern auch die Zeit „danach“. Erst hier zeigt sich, wie genau das Vorhaben den Anforderungen des Marktes, der Zielgruppen etc. entspricht.

Aber Projekt ist nicht gleich Projekt. Daher sollte das Projekt im Vorfeld möglichst genau klassifiziert und analysiert werden, denn so steigt die Kalkulierbarkeit und die Risiken sinken. Eine Projekt-Typologie kann auch Hinweise dazu geben, wie stark an den Beziehungen zwischen Projekt und Umwelt gearbeitet werden muss, inwiefern das soziale Netz eine Rolle spielt und vieles mehr. Die Typen lassen sich u. a. unterscheiden in: Routine­projekte, komplexe Standardprojekte, Akzeptanz-, Wandel-, und Entwicklungsprojekte.

Projektarbeit: Die fünf Projekttypen

Routineprojekte

Dabei handelt es sich um Vorhaben wie beispielweise Vertriebsprojekte oder Verkaufskampag­nen, denen ein hoher Grad an Erfahrung zu Grunde liegt und die demzufolge standardisiert und einfach abgewickelt werden können. Für Projekte – gleich welcher Größe – die sich wiederholen, sollten in Unternehmen neben Handbüchern auch Regelabläufe, Routinen, Strukturen, Checklisten, Hilfsmittel, Tools und Verfahren entwickelt werden. Bei einem neuen Routineprojekt können die Variablen der „Vorlagen“ einfach auf die neue Situation angepasst werden. Vorteile sind: Zeitersparnis und eine gewisse Berechenbarkeit des Erfolges durch die Routiniers.

Komplexe Standardprojekte

Auf Erfahrungen basieren auch komplexe Standardprojekte. Dies sind Vorhaben mit relativ klar umrissenen Aufgabenstellungen, bei denen Methoden und Hilfsmittel auf Grund von bisherigem Wissen aus der Praxis formalisiert und standardisiert werden können. Dabei handelt es sich häufig um große komplexe Vorhaben, wie zum Beispiel anspruchsvolle Bauprojekte. Diese sind aus vorherigen Projekten bekannt, können aber durch unterschiedliche Parameter wie besondere komplexe bauliche Herausforderungen und Vorgaben am Standort u.v.m. beeinflusst werden.

Da die Projektdurchführung dabei der bereits abgeschlossener Projekte ähnelt, steigt das Vorhaben – auch mit neuen Herausforderungen – auf Basis der Erfahrungen in seiner Berechenbarkeit.

Akzeptanzprojekte

Akzeptanzprojekte ähneln den Standardprojekten, da auch hier auf Erfahrungswerte zurückge­griffen und bestimmte Methoden und Hilfsmittel einsetzt werden können. Jedoch liegt ihr Gestaltungsschwerpunkt auf der Akzeptanz und dem Verhalten der Beteiligten, denn jede größere Veränderung bringt ein gewisses Maß an Widerstand mit sich. Dies ermöglicht das Hinterfragen dieser Veränderung, die Einstellungen der Betroffenen zu verstehen und positive Dynamiken zu gewinnen. Das Projekt ist erst dann erfolgreich, wenn die Anwender nutzbringend daran arbeiten. Dafür muss der Verantwortliche Aufklärung leisten und Maßnahmen wie Meetings, E-Mails etc. einsetzen, um bei den Beteiligten die Akzeptanz für ein Produkt oder eine veränderte Situation zu fördern. 

Ein Beispiel: Ein Produktionsunternehmen plant den Rollout einer Software zur Optimierung der Fertigungsprozesse. Dies bringt viel Veränderung für die Mitarbeiter mit sich. Die Führungskräfte sind hier entscheidend im Veränderungsprozess. Denn sie müssen wissen, welche Auswirkungen die bevorstehende Veränderung hat und welche Reaktionen von den Betroffenen in den verschiedenen Projektphasen zu erwarten sind. Mit diesen Reaktionen müssen sie professionell umgehen.

Bei solchen Projekten ist es wichtig, frühzeitig Klarheit zu schaffen, permanent Rückkopplungs­möglichkeiten aus der Organisation zu ermöglichen und intern zu sensibilisieren, um Akzeptanz zu schaffen.

Wandelprojekte

Im Gegensatz zu Routine-, komplexen Standard- und Akzeptanzprojekten erwarten die Verant­wortlichen bei Wandelprojekten viele bisher unbekannte Parameter – und das auf unterschied­lichen Ebenen. Denn dazu zählen bspw. Fusionen oder die grundlegende strategische Neuausrichtung eines Unternehmens, mit denen spürbare Veränderungsprozesse einher gehen. Diese Wandelprojekte basieren häufig auf existenziellen Fragestellungen und hier ist eine hohe Komplexität der Aufgaben zu erwarten, die sich in der Besetzung des Projektmanagements widerspiegeln sollte.

Diese „Change-Projekte“ sind in der Regel stark risikobehaftet, daher müssen sie hochpro­fessionell gemanagt werden.

Entwicklungsprojekte

Der Neuausrichtung und Weiterentwicklung dienen auch Entwicklungs- bzw. Innovationsprojekte. Sie sind charakteristisch für die Erneuerung oder Entwicklung von organisatorischen oder technischen Strukturen innerhalb einer bestehenden strategischen Ausrichtung. Dies können neue Produkte, Verfahren oder Technologie-Anwendungen sein. Dabei werden im Zuge der Projektarbeit zunächst Suchfelder erarbeitet, das Projektteam wird zusammengestellt und trainiert. Danach folgen Workshops zur Ideenfindung und Bewertung. Das Ziel ist zunächst ein breites Auswahlspektrum neuer Ideen und die Komprimierung auf wenige, aussichtsreiche Konzepte. Die zielführenden Ideen werden in der Konkretisierungsphase auf Chancen und Risiken untersucht, als Lebenszyklen simuliert und bewertet. In der Realisierungsphase setzen die Verantwortlichen die neuen Anregungen in konkrete Innovationen um. Check-Ups und Coachings unterstützen das Projektteam und beheben Probleme.

Erfolgreiche Projektarbeit: Akzeptanz schaffen

Nicht alle Projekte gehen mit großen Veränderungen einher. Routine- und Standardprojekte lassen die Beteiligten nachts vermutlich nicht schlecht schlafen. Projekte, die jedoch signifikante Veränderungen für Unternehmen und Mitarbeitende bedeuten, erfordern eine hohe Akzeptanz und damit einhergehende Sensibilisierung.

Mangelnde Identifikation mit dem Projekt oder der Verlust von wichtigen Multiplikatoren kann Zusatzkosten und zeitliche Verzögerungen verursachen. Dadurch ist das Projekt existenziell gefährdet. Je professioneller ein Veränderungsprozess also gesteuert wird, desto erfolgreicher ist er. Die Typisierung ist ein erster wichtiger Schritt, um die Weichen dafür zu stellen, welche Maßnahmen es zu ergreifen gilt.