Gut besetzte Meetings, Flurgespräche und Begrüßung mit Handshake – bis vor einem Jahr war dies Büroalltag. Die „neue Normalität“ findet derzeit überwiegend im Homeoffice, durch Telefonate, Zoom-Meetings und Co. statt. Die Corona-Pandemie hat die Arbeitswelt nachhaltig verändert: Büroarbeit wird zunehmend mit „remote work“ kombiniert. Hybride Arbeitsmodelle liegen im Trend und sind gekommen, um zu bleiben. Doch was zeichnet diese Arbeitsweise aus und was sind die erfolgsentscheidenden Faktoren?
„Hybrid“ stammt aus dem Lateinischen und bedeutet „von zweierlei Herkunft“. Hybrides Arbeiten bezeichnet das Arbeiten im Büro und remote – das kann die Arbeit im Homeoffice, Co-Working Space oder in einem Café um die Ecke sein. „Weg vom Bürozwang“ lautet dabei die Devise: Kolleginnen und Kollegen arbeiten zwar eng im Team zusammen, befinden sich aber dafür nicht zwingend am gleichen Ort. Um dies effektiv umsetzen zu können, kommen neben der persönlichen Kommunikation vermehrt digitale Kanäle zum Einsatz.
Die Vorteile dieses flexiblen Arbeitsmodells liegen auf der Hand. Denn sie vereinen das Beste aus zwei Welten: „remote work“ und Büroarbeit. Unternehmen, die auf flexible, hybride Arbeitsmodelle setzen, können dauerhaft Kosten sparen, erweitern ihre Auswahl an Fachkräften und sind krisensicherer aufgestellt. Erfolgsentscheidend ist dabei, dass individuelle Faktoren berücksichtigt und Lösungen für bestmögliche Effizienz erarbeitet werden.
So werden hybride Arbeitsmodelle erfolgreich
Wandelnder Arbeitsplatz durch flexible Büroräume
Das Büro bildet weiterhin den gemeinsamen „Treffpunkt“ für alle Beteiligten im Unternehmen. Dort kommen diese im Wechsel zwischen „remote work“ und Bürozeit immer wieder in unterschiedlichen Teams und Konstellationen zusammen. Eine flexible Bürogestaltung unterstützt dabei das hybride Arbeiten – denn starre Strukturen gehören der Vergangenheit an.
Im Office sollten daher die „festen“ Arbeitsplätze gegen offene Räume, Meeting-Spots und frei wählbare Plätze ausgetauscht werden. Ein fixes Büro sollte zur Verfügung stehen, in dem mehrere Mitarbeitende die Arbeitsplätze teilen bzw. abwechselnd benutzen oder in dem flexible Büromodule beliebig kombiniert werden können. Dennoch müssen nicht mehr so große Räumlichkeiten vorgehalten werden als wenn alle Mitarbeiter dauerhaft im Büro arbeiten.
Selbstmanagement der Mitarbeitenden
Steht die Arbeitsplatzsituation fest, sollten die Verantwortlichkeiten im Unternehmen an die Gegebenheiten angepasst werden – denn das hybride Arbeiten erfordert eine höhere Eigenverantwortung des Einzelnen. Führungskräfte, die alles im Alleingang lenken, sind nicht mehr zeitgemäß. Es gilt, Mitarbeitende am Zielfindungs- und Umsetzungs-Prozess so zu beteiligen, dass sie sich selbst und untereinander führen und motivieren.
Besonders bei einem hybriden Arbeitsmodell sollten Strukturen entstehen, die es den Mitarbeitenden erlauben, auf die für sie sinnvollste Weise produktiv zu arbeiten. Produktivität sollte also nicht länger an Anwesenheit gemessen werden. Dabei ist es hilfreich, als Führungskraft das Selbst-Management im Team zu fördern. Dabei kann zunächst evaluiert werden, welche Aufgaben remote erledigt werden können und welche nur unter persönlicher Anwesenheit funktionieren. Wer Mitarbeitende bei dieser Umstrukturierung mit einbezieht, profitiert von realistischen Ergebnissen und neuen Denkansätzen aus dem Team. An remote-work-Tagen sollten Aufgaben erledigt werden, die eine höhere Konzentration erfordern und an Bürotagen können bspw. gemeinsames Brainstorming, Meetings & Co. erfolgen. Dadurch steigt dauerhaft die Effizienz im Unternehmen.
Prima-Klima: Zusammenhalt im Team weiter stärken
Um eine effiziente Arbeitsweise zu fördern muss das Miteinander – auch in Kombination mit „remote work“ – bestehen bleiben. Zum einen sollte das Unternehmen immer auf gemeinsame Bürotage mit wechselnden Mitarbeitenden achten. Denn die Interaktion fördert den Teamzusammenhalt und wirkt sich positiv auf die Psyche aus. Ein positives Wort des Kollegen oder ein Lob vom Chef Face-to-face fördern die Motivation. Kommunikation ist also das Entscheidende bei einem hybriden Setup. Dazu sollten entsprechende interne Leitfäden, Tools und Prozesse entwickelt werden, um einen guten Informationsfluss ortsübergreifend sicherzustellen.
Gleiches (Informations-)Recht für alle
An der Kaffeemaschine, beim Mittagessen, im Büro oder in der Chefetage beim Meeting – Informationen fließen in Unternehmen vor Ort nahezu automatisch. Wer präsent ist, der befindet sich stets mit den neusten Veränderungen, aktuellen Projekten und vielem mehr rund um das Unternehmen auf dem Laufenden.
Wer remote arbeitet, der verpasst diesen natürlichen Informationsfluss. Hybride Arbeitsmodelle stellen daher Herausforderungen bei der Informationsvermittlung dar. Es können Informationslücken entstehen, die früher durch die reine Anwesenheit im Team geschlossen waren.
Daher ist es erfolgsentscheidend, für alle Mitarbeitenden – remote sowie im Büro – regelmäßige gemeinsame Meetings online durchzuführen. Auch wenn an diesem Tag lediglich zwei Mitarbeitende im Homeoffice arbeiten, sollten diese an dem Meeting teilnehmen. So sind alle Beteiligten wieder auf dem aktuellsten Stand und arbeiten mit ähnlichen Zielen und mit dem erforderlichen Wissen weiter.
Für One-on-Ones und Brainstormings kann das Unternehmen bspw. Tools wie Slack nutzen und mit Online-Meeting-Tools wie Zoom oder Google Meet lassen sich Besprechungen ganz einfach planen und durchführen.
Hybride Arbeitsmodelle bestimmen die Zukunft von Unternehmen
Es gibt kein allgemeingültiges Handbuch für „das“ hybride Arbeiten, aber Faktoren, die dieses Modell günstig beeinflussen. So sollte das Büro weiterhin als Anlaufstelle und Homebase für alle Beteiligten bestehen bleiben, denn nicht jeder Mitarbeitende hat die gleichen Anforderungen und Voraussetzungen. Schließlich finden manche Mitarbeitende zu Hause nicht die erforderlichen Gegebenheiten vor, um regelmäßig von zu Hause aus arbeiten zu können. Andere möchten durch den Gang ins Büro das Privatleben von ihrem Beruf trennen und Weitere ziehen ihre Energie aus dem „remote work“, da sie sich z. B. besser konzentrieren können. Alles kann – nichts muss, das ist die Devise und ein sinnvoller Mix aus Remote-Möglichkeiten und einer physischen Anlaufstelle wird die moderne Arbeitswelt künftig charakterisieren.