Gecheckt: So bleiben alle Teilnehmer im Meeting aufmerksam

Wann habe ich die nächste Telefonkonferenz und komme ich heute pünktlich zu meiner Verabredung? Unsere Gedanken kreisen permanent – doch nicht immer in den passen­den Situationen. Im Meeting beispielsweise, da sollte die Konzentration auf dem Vor­trag des Gegenübers, dem Brainstorming oder sonstigen Besprechungsziel liegen. Hören die Teil­nehmer nicht richtig zu und beschäftigen sich gedanklich mit etwas anderem, so ist dies destruktiv für alle Beteiligten. Wir haben Tipps, wie Meeting-Leiter dem entge­gen­wirken können und geben weitere Hinweise für eine erfolgreiche Besprechung.

Check-in-Methode fördert die Produktivität im Meeting

In einem Meeting verfolgen die Teilnehmer in der Regel das gleiche Ziel: gemeinsam produktiv zu sein. Doch lassen sich Gedanken und Ereignisse, die nichts mit dem Meeting zu tun haben, nicht immer ausblenden. Der Zwist mit einem Kollegen, ein eiliger Großauftrag oder ein privates Ereignis kann dazu führen, dass die erforderliche Aufmerksamkeit nicht vorhanden ist.

Damit das Meeting so effizient wie möglich gestaltet werden kann, empfiehlt es sich, zu Beginn die Check-in-Methode anzuwenden. Dazu spricht der Gesprächsleiter in einer kurzen Runde mit den Teilnehmern darüber, ob und was sie beschäftigt. Dabei geht es nicht darum, „Probleme zu lösen“, sondern die Gedanken durch das Aussprechen für den Moment loszuwerden. Während dieser Phase sollte darauf geachtet werden, dass die Zeit nicht zu sehr beansprucht wird. Die Check-in-Phase sollte fünf bis fünfzehn Minuten nicht überschreiten.

Sinnvolle Uhrzeit ansetzen und Zeit begrenzen

Zudem sollte die Uhrzeit bei einem Meeting sinnvoll gewählt werden. Mittags nach dem Essen sind Mitarbeiter nicht mehr so leistungsfähig, wie sie es am Vormittag sind. Ein Meeting zwischen 8 und 11 Uhr verspricht eine hohe Konzentrationskurve bei den Teilnehmern. Zudem sollte ein Meeting zeitbegrenzt sein – ein bis höchstens zwei Stunden gewährleisten, dass alle Mitarbeiter währenddessen aufmerksam sind. Auch Kurzmeetings haben sich bewährt. Finden diese zum Beispiel an Stehtischen statt, wird damit dazu beigetragen, es sich nicht allzu „gemütlich“ zu machen.

Kleinere Gruppen arbeiten effizienter

Nicht zu unterschätzen ist außerdem die Anzahl der Teilnehmer eines Meetings. Ist die Gruppe zu groß, so arbeitet sie weniger produktiv als in einer kleinen Runde, denn je mehr Teilnehmer ein Meeting hat, desto größer ist die Gefahr, dass vieles zu lange diskutiert wird. Zu viele Meinungen können der effizienten Lösungsfindung im Weg stehen. Kleine Gruppen lassen sich zudem leichter moderieren und auch ruhige Personen erhalten Raum zur Entfaltung.

Klare Ziele definieren

Bereits in der Einladung sollten die Inhalte des Meetings klar kommuniziert und zu Beginn des Treffens erneut genannt werden. So können sich alle Mitarbeiter auf die Thematik vorbereiten und aktiv zu einem guten Ergebnis beitragen. Außerdem sollte der Meeting-Leiter sicherstellen, dass alle Teilnehmer wissen, welchen Beitrag die geplante Besprechung zur Erreichung eines Zieles leisten soll. Vorab können Ideen schriftlich gesammelt werden, so dass das Meeting im Wesentlichen zur Entscheidungsfindung dient.

Protokoll und Handlungsfelder

Während des Meetings sollte ein Protokollführer alle zentralen Aspekte schriftlich festhalten und die wichtigsten Ergebnisse kurz zusammenfassen. Handlungsfelder und Zuständigkeiten sollten definiert und im Nachgang überprüft werden. Eine Fristsetzung ist dabei zusätzlich sinnvoll, um die Erfüllung der Aufgaben zu gewährleisten.

Protokoll ist nicht gleich Protokoll

Protokollführung wird in vielen Unternehmen stiefkindlich behandelt. Häufig schreibt ein zuvor ausgewählter Mitarbeiter formlos mit und bringt dies später auf Papier, damit dies später an alle Teilnehmer verteilt werden kann. Wie wichtig eigentlich das Design dabei ist, wird häufig unterschätzt. Eine klare Struktur mit Hervorhebungen der wichtigsten Punkte erleichtert das Erfassen. Wurde das Protokoll ausformuliert und so in Form gebracht, dass die Leser alle wesentlichen Informationen klar und deutlich wahrnehmen, so kann das Protokoll beispielsweise auch an im Meeting nicht anwesende Mitarbeiter versendet werden und ist auch für diese verständlich. Eine Kommentarfunktion im Protokoll ermöglicht es den Teilnehmern, ein Update in das Protokoll einzutragen.

Follow-up des Meetings

Nach dem Meeting beginnt die eigentliche Arbeit, denn geplante Projekte oder Prozesse werden innerhalb der Besprechung definiert und im Nachhinein ausgeführt. Alle Beteiligten sollen daher zeitnah die Übersicht beziehungsweise Zusammenfassung erhalten, um sich ihren Aufgaben widmen zu können. Im nächsten Meeting oder fortlaufenden Tagesgeschäft ist es sinnvoll, dass die To-Dos überprüft werden.

Fazit:

Ein Meeting soll produktiv und erfolgreich gestaltet werden – so die Theorie. Die Praxis zeigt jedoch häufig, dass Mitarbeiter bei Meetings regelrecht „abschalten“ oder zu Rittern der Schwafelrunde mutieren. Auf den Punkt und sinnvoll geplant sowie mit nachgelagerten Kontrollmechanismen wird das Meeting für alle Beteiligten zur bereichernden Zusammenkunft.

Sven Eulberg
About 
Sven Eulberg ist einer der Gründer und Geschäftsführer der netclusive GmbH. Als Technik-Geek ist er immer auf der Suche nach Innovationen und Trends.