Ein Mausklick bringt alle zusammen: Chatprogramme und Collaboration Tools ermöglichen es Teams, von jedem Ort und zu jeder Zeit zusammenzuarbeiten. Durch virtuelle Teamarbeit können Arbeitszeiten flexibel gestaltet und Geschäftsprozesse optimiert sowie Betriebskosten gesenkt werden. Die Möglichkeit, Berufs- und Privatleben besser zu vereinen und zeitlich unabhängiger zu sein, macht virtuelle Arbeit auch für die Mitarbeiter attraktiv. Damit die Zusammenarbeit über mehrere Standorte hinweg reibungslos funktioniert, braucht es entsprechende digitale Werkzeuge. Daher haben wir für euch verschiedene Tools unter die Lupe genommen.
Die Arbeit im Homeoffice hat jüngst einen enormen Schub erfahren und diese Arbeitsweise hat sich – getrieben durch die Corona-Krise – als existenziell zur Aufrechterhaltung der Business Continuity erwiesen. Und diese Entwicklung wird sich laut Expertenschätzungen auch nach der Krise weiter fortsetzen. Bei der Remote-Arbeit ist der Einsatz von Collaboration Tools und Chatprogrammen zur Zusammenarbeit, zum Datenaustausch und zur Organisation unabdingbar. Um eine möglichst hohe Effizienz zu erzielen und vor allem auch Sicherheits- und Compliance-Anforderungen einzuhalten, sollten die Programme vor ihrem Einsatz geprüft werden.
Welche Collaboration Tools sind für die virtuelle Teamarbeit sinnvoll?
Das Chatprogramm Slack – standortunabhängig kommunizieren
Ein wesentliches Mittel zur Kommunikation, die remote stattfindet, ist das Chatten. Ein bekannter Kommunikationsdienst für diesen Zweck ist beispielsweise Slack. Denn wesentliche Vorteile von Slack sind, dass das Programm plattformunabhängig ist und die Benutzeroberfläche einfach sowie sehr intuitiv gestaltet ist.
Slack ist eine „Software as a Service“, denn Unternehmen können die Software online bedarfsgerecht wie eine Dienstleistung verwenden, ohne sich die Softwarelizenz anschaffen zu müssen.
Dieses Programm enthält zahlreiche Funktionen und diese erleichtern die virtuelle Teamarbeit. Bei der Chat-Kommunikation zeichnet sich Slack vor allem durch Flexibilität aus. Jeder Nutzer hat die Möglichkeit, mit anderen Mitarbeitern entweder eigene private Channels zu öffnen, also 1:1-Unterhaltungen zu führen oder Team-Chats zu erstellen, zu denen jeder eingeladen oder hinzugefügt werden kann. Dazu lassen sich auch externe Dienstleister, die zum Beispiel in ein Projekt einbezogen werden sollen, temporär in dezidierte Channels einladen. Und beispielsweise in einen öffentlichen Channel könnte jeder Mitarbeiter im Unternehmen frei eintreten. Das E-Mail-Aufkommen kann somit reduziert werden. Außerdem werden schnelle Absprachen in Teams oder zwischen zwei Kollegen, die in der Regel vor Ort stattgefunden hätten, ermöglicht.
Über eine Suchfunktion lassen sich Informationen aus älteren Unterhaltungen schnell und zuverlässig finden, auch wenn ein Chatverlauf nicht verfolgt wurde. So bekommen auch Mitarbeiter, die später zu einem Projekt dazustoßen, schnell einen Überblick über den aktuellen Entwicklungsstand. Für Teambesprechungen und ähnliches gibt es außerdem Audio- und Video-Anruffunktionen. Slack ersetzt somit Vorort-Meetings und Reisen.
Ein gute Alternative bietet Microsoft mit seinem Tool Microsoft Teams.
Zoom erleichtert Videokonferenzen
Ein Tool, das sich insbesondere für die Durchführung von Video- bzw. Online-Konferenzen eignet, ist Zoom. Die skalierbare, cloud-basierte Videokonferenz- und Webkonferenzplattform, zeichnet sich durch HD-Video und eine hohe Audioqualität aus. Sie ermöglicht immersive Videokonferenzen mit Bildschirmfreigabe für Remote-Teams. Die Plattform ist für Online-Meetings, Webinare, Dateifreigaben und Instant Messaging sowie Gruppen-Messaging für Nutzer in Unternehmen jeder Größenordnung geeignet.
Das Programm bietet zahlreiche Vorteile, beispielsweise für Online-Meetings. Dabei ist es möglich, den eigenen Bildschirm mit anderen Teilnehmern zu teilen und so ein Dokument oder eine Präsentation zu visualisieren. Ein weiterer Mehrwert von Zoom ist die Aufzeichnungsfunktion, denn so können Mitarbeiter, die während des Meetings verhindert waren, im Nachhinein die komplette Besprechung verfolgen. Zusätzlich ermöglicht eine Chatfunktion den Austausch zwischen den Personen im Meeting und danach.
Da einige Experten Sicherheitsbedenken zu Zoom geäußert haben, wäre Skype von Microsoft eine gute Alternative. Slack bietet ebenfalls eingeschränkte Video-Chat-Funktionalität.
Projekte virtuell im Griff mit Trello
Für das Projektmanagement empfiehlt sich das Tool Trello, da dieses Aufgaben- und Projektmanagementtool einfach anwendbar ist und eine anschauliche Gesamtübersicht für alle Beteiligten bietet. Verwenden Mitarbeiter das Tool unabhängig voneinander, steht hier die eigene Aufgabenverwaltung im Vordergrund. Die Listen können nach Priorität oder Projekten geordnet werden. So entsteht eine sehr übersichtliche To-Do-Liste und Aufgaben lassen sich unkompliziert an alle Beteiligten verteilen.
Sogenannte Kanban-Boards – virtuelle Pinnwände – ermöglichen einen Gesamtüberblick über den aktuellen Stand eines Projektes. Die Karten lassen sich leicht in andere Boards verschieben und so können Aufgaben umverteilt werden. Anhand einer Historie lassen sich Änderungen und wer diese durchgeführt hat, einfach erkennen. Die angehefteten Ziele können einer oder mehreren Personen zugewiesen und mit einer Deadline versehen werden. Farbcodierungen schaffen eine erhöhte Übersichtlichkeit für die Verantwortlichen. Datei-Anhänge und To-Do-Listen ermöglichen die Zuordnung von Aufgaben und gleichzeitig weiterführende Informationen.
Trello kann dabei direkt über den Browser abgerufen werden, aber auch per App für iOS und Android.
Ebenfalls sehr empfehlenswert ist Asana. Auch über den Browser oder per App zu bedienen und mit mächtigem Funktionsumfang.
Dateien sicher abgelegt mit Nextcloud
Zur sicheren Datenspeicherung und zum -austausch für die virtuelle Teamarbeit eignen sich Cloud-Lösungen wie beispielsweise Nextcloud. Dies ist eine Cloud-Speicher-Software mit Zwei-Faktor-Authentifizierung, Verschlüsselung und Online-Office. Die Software zeichnet sich insbesondere durch einen hohen Sicherheitsfaktor aus. Next-Cloud beinhaltet eine Zugriffskontrolle auf Dateien, ein Schutz gegen Brutforce-Attacken sowie das verschlüsselte Speichern und Übertragen von Daten. Zusätzlich zur Kerberos-Authentifizierung und Zwei-Faktor-Authentifizierung lässt sich die Anmeldung mit einem Token absichern und es gibt eine Unterstützung für Einmal-Passwörter.
Nextcloud beherrscht zudem mehr als Datenspeicherung, denn die Plattform ist zusätzlich als Groupware-Instanz einsetzbar. Hierin können Texte verarbeitet und Tabellenkalkulationen sowie Präsentationen erstellt und verändert werden. Dies kann beispielsweise als Word, Excel oder PowerPoint geschehen.
Die Plattform ist DSGVO-konform und ermöglicht es, eine firmeneigene Cloud auf dem Firmenserver einzurichten. Dateien und Ordner können sicher online verwaltet und mit Mitarbeitern geteilt werden. Außerdem ist Next-Cloud als App verfügbar und auch browserbasiert.
Timebutler – Die Arbeitszeiten im Überblick
Am Ende des Tages zählen nicht nur erledigte Projekte, Meetings und Co., sondern auch die Arbeitszeiten der Mitarbeiter. Insbesondere im Homeoffice ist es sehr schwer, zu überwachen, wie lange ein Mitarbeiter arbeitet oder seiner Tätigkeit nachgeht – Stechuhren gibt es in den eigenen vier Wänden nicht. Da auch im Homeoffice die Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten gilt, können Arbeitgeber Timebutler nutzen.
Die DSGVO-konforme Software aus Deutschland führt für jeden Mitarbeiter ein Arbeitszeitkonto unter Beachtung von Urlaub, Krankheit, Soll-Arbeitszeit und Feiertagen sowie der Betriebszugehörigkeit. Damit sind die Arbeitszeiten und der Überstundenstand immer aktuell und transparent.
Jeder Mitarbeiter erhält dabei sein eigenes Benutzerkonto und trägt seine Abwesenheiten selbständig ein. Die Freigabe von Anträgen kann mit Links direkt aus der Benachrichtigungs-E-Mail erfolgen oder auch jederzeit in der Übersicht der Abwesenheiten. Mit der Kalenderansicht kann sich jeder Benutzer schnell über die Abwesenheiten der Kollegen informieren und sich besser mit dem Team abstimmen.
Fazit: Virtuelle Teamarbeit
Die Arbeitswelt der Zukunft lebt von Mobilität, Flexibilität und Vernetzung. Neue, nicht mehr an einen Ort gebundene Formen der Zusammenarbeit entstehen und das über Unternehmensgrenzen weg. Zur Unterstützung der effizienten Arbeit gibt es zahlreiche Collaborations- und Kommunikations-Tools auf dem Markt. Um keine spontanen Entscheidungen zu treffen, die später eventuell kritische Daten gefährden oder die Zusammenarbeit erschweren, sollten Unternehmen sich vorab genau mit den unterschiedlichen Lösungen für die virtuelle Teamarbeit auseinandersetzen. Wenn die verschiedenen Tools nicht ineinandergreifen oder sich nicht in die bestehende IT-Systemarchitektur integrieren lassen, entsteht schnell Chaos und ineffiziente Arbeit. Dies kann mit einer durchdachten Strategie verhindert werden.