Während das klassische Intranet einst als reines Ablagesystem fungierte und primär von der Chefetage gesteuert wurde, ist es heute weit mehr als das. Es ist eines der wichtigsten Instrumente in Zeiten von Home-Office und verteilten Teams. Die neue Form des Intranets folgt den Gesetzen von Social Media: Vernetzung, Personalisierung und Zentralisierung. Das so genannte Social Intranet bringt Mitarbeiter zusammen und bindet sie aktiv ein. Die Plattform bildet den Dreh- und Angelpunkt für eine effektive Zusammenarbeit. Wir zeigen euch, wie sich das Social Intranet vom klassischen Intranet unterscheidet und damit die Mitarbeiterzufriedenheit, das Teambuilding und die Produktivität steigert.
Weg von der klassischen E-Mail-Kommunikation – hin zu einer zentralen Plattform, mit der kommuniziert werden kann, Projekte verwaltet werden können und vieles mehr. Dies ist ein Trend, der derzeit in vielen Unternehmen umgesetzt wird. Das Social Intranet ist die Antwort auf die Frage, wie modernes Arbeiten im digitalen Zeitalter in Teams möglichst effektiv unterstützt werden kann.
Social Intranet ist persönlicher und zeitgemäßer
Wo liegt genau der Vorteil der Social-Variante? Das Social Intranet eine moderne Informationsplattform nach neusten Kollaborationsmaßstäben, die aktiv von den Mitarbeitern im Unternehmen gestaltet wird. Diese Form ist dynamischer als das „herkömmliche“ Intranet und deutlich persönlicher. Das Social Intranet wird charakterisiert durch:
- Eigenes Profil für jeden Mitarbeiter inkl. Kontaktdaten
- Kollaborationsinstrumente wie „Gruppen“ für Projekte
- Chat-Funktionen, ähnlich wie bei Facebook & Co., für effizienten Austausch
- Mitarbeiterverzeichnis für guten und schnellen Überblick
- Suchfunktion für schnelles Auffinden von Informationen
- Anleitungen, Guides und vieles mehr zum Download
- Nutzung auch mobil vom Tablet oder Smartphone möglich
Ziele der „sozialen“ Zusammenarbeit
Die Nutzungsmöglichkeiten des Social Intranet sind vielfältig. Für den effizienten Einsatz eines derartigen Systems sollten die Ziele zuvor genau festgelegt werden. Zielsetzungen können sein:
- Einfache und schnelle Informationsverbreitung
- Reduzierung des E-Mail-Verkehrs
- Standortübergreifende vernetzte Kommunikation
- Gebündelter Wissenstransfer
- Steigerung der Mitarbeitermotivation und -zufriedenheit durch aktive Mitgestaltung
- Höhere Effizienz durch vereinfachte Prozesse
So funktioniert Social Intranet in der Praxis:
Jeder Mitarbeiter besitzt naturgemäß eine eigene Rolle im Unternehmen und benötigt folglich individuelle Anwendungen und Funktionen des Systems. Das Intranet unterstützt die unterschiedlichen Gruppen von Anwendern durch ein rollenbasiertes Benutzermanagement. So sieht zum Beispiel jedes Mitglied nur die Dokumente und Anwendungen, für die es das Lese- bzw. Schreibrecht besitzt. Die Ansicht wird dabei individuell auf den Mitarbeiter angepasst und mit den für ihn relevanten Informationen bestückt.
Weitere Informationen, die nicht nur den Einzelnen, sondern das gesamte Team betreffen, befinden sich in Teamräumen beziehungsweise digitalen Projektgruppen. Hier werden Dokumente gebündelt und stehen für die weitere Bearbeitung in Projekten bereit. Dadurch können beispielsweise Meetings besser vorbereitet werden und es ergibt sich eine Zeitersparnis bei der eigentlichen Teamsitzung.
Über die „Autorenfunktion“ kann Content erstellt, geteilt und Feedback gegeben werden. Dieser User-Generated-Content kann beispielsweise im Namen einer Abteilung veröffentlicht werden und abteilungsübergreifend bearbeitet und ergänzt werden.
Die integrierten Kommunikationstools wie Chat- oder Kommentarfunktionen gemäß dem Social Media-Prinzip tragen außerdem zum effizienten Austausch bei.
Mittendrin statt nur dabei
Die Vorzüge des Social Intranet zeigen sich beispielsweise, wenn ein neuer Mitarbeiter ins Team kommt. Der Raum für Kommunikation, die Identifikation durch ein eigenes Nutzerprofil und die enge Zusammenarbeit mit anderem Teammitgliedern geben einem neuen Mitarbeiter unmittelbar das Gefühl Teil des Ganzen zu sein und mitgestalten zu können. Im Idealfall ist das Social Intranet der Spiegel der gelebten Philosophie, Werte und Individualität eines Unternehmens.
Fazit
Die interne Kommunikation ist eine der stärksten Disziplinen innerhalb eines Unternehmens. Und sie wird immer wichtiger, da sich die Arbeitswelt – getrieben durch die Digitalisierung und Globalisierung – stark verändert. Gut informierte und zufriedene Mitarbeiter sind die Basis für den Erfolg des gesamten Teams. Das Social Intranet konsolidiert Informationen, fördert den einfachen Austausch und ermöglicht somit effizientes, zentralisiertes Arbeiten – auf ein und derselben Wissensbasis.