Eine Frage des Benehmens: Knigge-Tipps für den Umgang mit Kunden

Der erste Eindruck zählt, der letzte bleibt: Kunden und Geschäftspartner überzeugen Sie nicht nur mit Ihrer fachlichen Expertise, sondern auch mit Ihrem Verhalten und Auftreten. Dieses Bild manifestiert sich bereits beim ersten Kennenlernen und bleibt nachhaltig im Gedächtnis. Wie Sie im Geschäftsalltag durch gutes Benehmen punkten, zeigen wir Ihnen mit diesen Business-Knigge-Tipps.

Darf ich bekannt machen – Das ABC der Begrüßung

Bei der Begrüßung gilt als oberste Prämisse: Die ranghöchste Person wird immer zuerst begrüßt. Dies gilt auch dann, wenn eine Dame dabei ist. Danach werden die weiblichen Personen vor den männlichen begrüßt und ältere vor jüngeren.

Stellen Sie eine Person bei einem Kunden oder Geschäftspartner vor, so sollte immer zuerst die ranghöhere Person erfahren, wer die unbekannte Person ist. Ergo: Gehen Sie mit einem neuen Mitarbeiter zu einem Geschäftstermin, dann stellen Sie Ihrem Kunden diese Person zuerst vor – der Kunde ist automatisch der Ranghöhere.

Wer zuletzt kommt, grüßt zuerst

Zusätzlich sollte darauf geachtet werden, dass Ankommende bereits Anwesende zuerst begrüßen und die Begrüßung sollte immer erwidert werden – beispielsweise in Meetings.

Begrüßung einer Gruppe

Stößt der Ankommende dabei zu einer Gruppe hinzu, so darf nie nur eine Person begrüßt werden, sondern alle müssen dabei bedacht werden. Eine allge­meine Begrüßung in der Gruppe ist jedoch auch eine Möglichkeit. Möchte der Betreffende lieber jeden einzeln begrüßen, so startet er in der Regel bei den Personen, die ihm bereits bekannt sind. Zu einer offiziellen Vorstellung gehört der vollständige Name, die Position und das Unternehmen.

Richtig Hände schütteln

Zur Begrüßung zählt neben dem Wort selbstverständlich auch die Hand. Dabei gilt immer: Nicht zu voreilig sein, denn der Ranghöhere gibt den Impuls zum Handschlag. Der Händedruck sollte kräftig sein und Augenkontakt sollte gehalten werden.

Den Kunden „abholen“

Besucht Sie ein Gast in Ihren Räumlichkeiten, so sollten Sie bzw. ein dafür zuständiger Mitarbeiter den Ankommenden immer in Empfang nehmen und zum Ort des Treffens begleiten. Ein Kunde darf nie „auf der Suche sein“, sondern muss dort abgeholt und betreut werden, wo er angekommen ist. Nach dem Besuch sollte dieser abschließend zur Tür begleitet und verabschiedet werden.

Mehr als ein Stück Papier – Der Stellenwert einer Visitenkarte

Zu Beginn eines Meetings oder am Ende eines geschäftlichen Treffens werden in der Regel Visitenkarten ausgetauscht. Behandeln Sie diese respektvoll und lassen sie die Visitenkarte keinesfalls ungesehen in der Jackentasche verschwinden. Schauen Sie die Karte aufmerksam an und nehmen sich etwas Zeit dafür. Danach sollte diese in der geschäftlichen Mappe, dem Terminplaner oder anderen Unterlagen verstaut werden. Wichtig dabei ist, dass Sie ebenfalls Ihre Visitenkarte über­geben, ansonsten suggerieren Sie Desinteresse oder dass kein weiterer Kontakt in Aussicht ist. Haben Sie diese vergessen, entschuldigen Sie sich dafür.

So wird das Meeting zum Erfolg

Ein Meeting bietet den perfekten Raum für Selbstmarketing. Hier können Sie Ihre Kompetenzen beweisen und sich positiv präsentieren, wenn Sie einige Regeln beachten.

Sind Komplimente gegenüber Kunden im Meeting angebracht?

Komplimente sind schön, wenn sie angebracht sind. Unver­fänglich ist ein sachliches Kompliment über erbrachte Leistungen oder den Charakter einer Person. Ehrliche Komplimente können wahre Türöffner sein, die die Kundenbindung stärken und die Atmosphäre verbessern, wenn sie nicht überzogen sind. Sonst könnte schnell der Eindruck „des Einschleimens“ entstehen. Lob einer gesamten Gruppe stärkt zusätzlich das „Wir-Gefühl“ beim Meeting & Co.

Sachliche Kritik üben

Zu Lob gehört auch Kritik. Allerdings ist diese mit Vorsicht auszusprechen und in einer großen Gruppe sollte diese nicht platziert werden. Kritikgespräche sollten unter vier Augen geführt werden, beispielsweise in einem Einzelgespräch nach einem Meeting. Stellen Sie nie Ihre Kollegen oder Ihren Chef vor versammelter Mannschaft bloß. Vermeiden Sie Verallgemeinerungen wie „Immer“ oder „nie“, argumentieren Sie sachlich, konkret, konstruktiv und wertschätzend.

Dresscode in Business-Situationen

Neben dem Verhalten im Kundenkontakt spielt auch das Erscheinungsbild eine entscheidende Rolle für den positiven Eindruck. Mitarbeiter repräsentieren ihren Arbeitgeber, so dass dieser ein berechtigtes Interesse an deren Auftreten hat. Daher kann ein Dresscode von der Chefetage vorgeschrieben werden. Das betrifft ebenso den Praktikanten wie den persönlichen Stellvertreter.

Angemessen gekleidet am Arbeitsplatz

Im Büro selbst kann es in vielen Unternehmen ruhig etwas lässiger zugehen – es sei denn, es steht Kundenbesuch auf der Agenda. Das Outfit richtet sich oftmals nach den Gepflogenheiten der Branche. In einem jungen Start-up-Unternehmen oder in kreativen Berufen wirkt beispielsweise etwas lässigere Kleidung dynamischer. Hier bietet sich der sogenannte Business Casual Look an: Jeans, Rock oder Kleid – gepflegt und nicht allzu bunt. Auf kurze Hosen und offene Schuhe sollte verzichtet werden. Aber wie immer gilt: Jeder Dresscode ist vom Arbeitgeber abhängig.

Kundentermin – Was ziehe ich an?

Bei einem Meeting mit einem Kunden unterscheidet sich der Dresscode häufig von dem an einem Arbeitstag im Büro. Als Faustregel für Kundentermine hat sich bewährt: schick, aber nicht zu „dick“ auftragen. Wollen Sie auf Nummer sicher gehen, so können Sie einen legeren Anzug, Hosenanzug oder ein Kostüm tragen. Krawatten sind in vielen Branchen nicht mehr zeitgemäß. Immer häufiger werden auch Sneaker mit Anzug kombiniert. Insbesondere in jungen, modernen Unternehmen darf es modern und „lockerer“ sein.

Messetermine – So wirken Sie auf andere

Auf Messen sollte das Business-Outfit ebenfalls mit Bedacht gewählt werden, denn mit angemessener Kleidung werden Kompetenz und Seriosität signalisiert. Hier sollten Sie die Garderobe dem Messe-Charakter anpassen. Sportmessen folgen eher lockeren Dresscodes, Industriemessen hingegen der klassischen Kleiderordnung. Eins gilt aber immer: Der Mitarbeiter ist die Visitenkarte des Unternehmens und dazu zählt ein gepflegtes Auftreten. Saubere Schuhe, ein dezenter Duft und ein gut lesbares Namensschild signalisieren Professionalität.

Fazit:

Ob in einem hippen Start-up oder langjährigen Familienbetrieb – gutes Auftreten und Benehmen gehört im Berufsleben generell zum guten Ton. Mit unseren Knigge-Tipps sind Sie rundum gut aufgestellt, jedoch sollten Sie immer zusätzlich den individuellen Richtlinien und der Philosophie Ihres Arbeitgebers folgen.

Sven Eulberg
About 
Sven Eulberg ist einer der Gründer und Geschäftsführer der netclusive GmbH. Als Technik-Geek ist er immer auf der Suche nach Innovationen und Trends.