E-Mails als Produktivitätsbremse – Tipps gegen Postfach-Überflutung

Studien zeigen, dass die Deutschen oftmals mehr Energie auf die Beantwortung ihrer E-Mails aufwenden als auf ihre eigentlichen Aufgaben. E-Mails lenken ab. Dies führt zu Unproduktivität. Doch wie lässt sich die E-Mail-Flut besser kanalisieren? Unsere 5 Tipps zeigen: schon ein paar Verhaltens­richtlinien im Umgang mit E-Mails können das Arbeitsleben erheblich erleichtern und die Pro­duk­tivi­täts­bremse lockern.

Eine E-Mail am Morgen bringt Kummer und Sorgen. Jedenfalls, wenn sie im 100er-Pack daher­kommt und eine Abarbeitung des Posteingangs den halben Arbeitstag in Anspruch nimmt. Hier heißt es: Prioritäten setzen und genau planen.

E-Mail-Abfrage zu festen Zeiten

Die erste Grundregel sollte lauten: E-Mails nur zu festen Zeiten lesen. Wer um 10, 13 und 16 Uhr seine E-Mail liest, hat in der Zwischenzeit Freiraum für seine Aufgaben und verpasst in der Regel nichts Wichtiges. Diese Technik hilft, Disziplin zu halten und E-Mail-Ablenkungen nicht zu folgen.

E-Mail-Programme können zudem angewiesen werden, nur zu bestimmten Zeiten Nach­richten zu laden. Auch Apps können hier Unterstützung leisten und Mails gesammelt zu einem bestimmten Zeitpunkt an das E-Mail-Post­fach des Nutzers zustellen.

Erfahrungen zeigen: Ein „E-Mail-Junkie“ wird sich erst dann konse­quent von seinem E-Mail-Postfach fernhalten, wenn er hundertprozentig weiß, dass keine Nachricht eintreffen kann. Generell sollten während wichtiger Projektarbeiten, Meetings oder anderen fordernden Tätigkeiten nicht parallel E-Mails bearbeitet werden.

Prioritäten setzen: Bei Absendern und CC

Die Vergabe von Prioritäten an E-Mail-Adressen stellt eine weitere Option für effi­zientes E-Mail-Management dar. Das allgemeine Postfach kann unterstützend temporär stumm geschaltet werden, so dass die Aufmerksamkeit nicht darauf gelenkt wird. Der Nutzer kann ein exklusives Eingangs­postfach einrichten. Die ständige Erreichbarkeit per Mail wird so auf eine wichtige Klientel begrenzt.

Zudem kann man auch als Versender daran mitarbeiten, die E-Mail-Flut für Empfänger einzu­dämmen: Ein CC-Empfänger sollte durchdacht eingesetzt werden. Häufig werden Mitarbeiter in E-Mail-Kommunikation eingebunden, für die diese nicht unmittelbar relevant ist. Kettenmails mit unzähligen CC-Empfängern sind nicht zielführend. Hier können Empfänger auch entsprechend filtern, indem sie ihr Mailprogramm so einstellen, dass CC-Mails automatisch in einem separaten Ordner landen.

Gesunde Work-Life-Balance trotz E-Mail-Flut

Auch nach der Arbeit kennt die E-Mail-Flut in der Regel keinen Feierabend. Sie schwappt oftmals ins Privatleben über. Viele Arbeitnehmer sind auch in ihrer Freizeit mit ihrer E-Mail-Adresse erreichbar. Was zunächst wie ein Zusatznutzen für das Unternehmen erscheint, bringt im Ergebnis allzu oft den gegen­teiligen Effekt. Wenn wertvolle Ruhepausen fehlen, leidet die Produktivität.

Vor diesem Hin­tergrund gewinnt für Unternehmen die Work-Life-Balance ihrer Mitarbeiter zunehmend an Bedeutung. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Berufs- und Privatleben stellt eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten dar. Die Erreich­barkeit sollte auf ein gesundes Maß beschränkt werden. Mitarbeiter sollten auch einfach mal (die E-Mails) abschal­ten können. Erholung in der Freizeit ist wichtig, um dauerhaft beruflich leistungsfähig zu sein. Schöner Ne­beneffekt: Eine Förderung der gesunden Work-Life-Balance hat auch positive Auswirkungen auf das Unternehmensimage.

Besser ein kurzes Telefonat als langes E-Mail-Ping-Pong

Ein weiterer Produktivitätstipp: das gute alte Telefon. Viele Menschen reduzieren im Beruf ihre Kommunikationsmittel mittlerweile auf E-Mails und Chatnach­richten. Ein wichtiger Nachteil wird dabei nicht bedacht: Eine Studie der Western University in London zeigt, dass ein persönliches Gespräch 34-mal effizienter ist als die Kommuni­kation via E-Mail. Die Pro-Argumente sind zahl­reich und reichen von Zeitersparnis, schnelleren Rück­meldungen bis hin zu besseren Konversa­tionen mit klaren Botschaften. Zwischen Telefonpartnern kann viel schneller Empathie entstehen. Missverständnisse können gründlicher ausgeräumt werden. Und sogar die Gesundheit profitiert. Zurückgelehnt telefonieren mit gelegentlich umherschweif­enden Blick entspannt den Nacken.

Mitarbeiter für den richtigen Umgang mit E-Mails sensibilisieren

Ein gutes E-Mail-Management kann schon mit einigen Prinzipien organisiert werden. Die E-Mail-Regeln im Unternehmen sollten klar und für alle Mitarbeiter ver­bindlich sein. Fragen wie „Wann senden wir eine E-Mail?“, „In welchem Fall nutzen wir stattdessen das Telefon?“, „Wann eignet sich ein Thema besser für ein Meeting?“ sollten allgemeingültig geklärt sein. Die Mitarbei­ter sollten außerdem sensibilisiert werden, wie eine E-Mail idealerweise gestaltet sein sollte: Aus­sage­kräftiger Betreff und kurze sowie prägnante Sprache, die sich am Empfänger orientiert. Ein effektives E-Mail-Management empfiehlt zudem: Nutzen Sie die zahlreichen Automatisierungs­möglichkeiten der E-Mail-Programme und die damit gewonnene Freiheit.

Sven Eulberg
About 
Sven Eulberg ist einer der Gründer und Geschäftsführer der netclusive GmbH. Als Technik-Geek ist er immer auf der Suche nach Innovationen und Trends.