Studien zeigen, dass die Deutschen oftmals mehr Energie auf die Beantwortung ihrer E-Mails aufwenden als auf ihre eigentlichen Aufgaben. E-Mails lenken ab. Dies führt zu Unproduktivität. Doch wie lässt sich die E-Mail-Flut besser kanalisieren? Unsere 5 Tipps zeigen: schon ein paar Verhaltensrichtlinien im Umgang mit E-Mails können das Arbeitsleben erheblich erleichtern und die Produktivitätsbremse lockern.
Eine E-Mail am Morgen bringt Kummer und Sorgen. Jedenfalls, wenn sie im 100er-Pack daherkommt und eine Abarbeitung des Posteingangs den halben Arbeitstag in Anspruch nimmt. Hier heißt es: Prioritäten setzen und genau planen.
E-Mail-Abfrage zu festen Zeiten
Die erste Grundregel sollte lauten: E-Mails nur zu festen Zeiten lesen. Wer um 10, 13 und 16 Uhr seine E-Mail liest, hat in der Zwischenzeit Freiraum für seine Aufgaben und verpasst in der Regel nichts Wichtiges. Diese Technik hilft, Disziplin zu halten und E-Mail-Ablenkungen nicht zu folgen.
E-Mail-Programme können zudem angewiesen werden, nur zu bestimmten Zeiten Nachrichten zu laden. Auch Apps können hier Unterstützung leisten und Mails gesammelt zu einem bestimmten Zeitpunkt an das E-Mail-Postfach des Nutzers zustellen.
Erfahrungen zeigen: Ein „E-Mail-Junkie“ wird sich erst dann konsequent von seinem E-Mail-Postfach fernhalten, wenn er hundertprozentig weiß, dass keine Nachricht eintreffen kann. Generell sollten während wichtiger Projektarbeiten, Meetings oder anderen fordernden Tätigkeiten nicht parallel E-Mails bearbeitet werden.
Prioritäten setzen: Bei Absendern und CC
Die Vergabe von Prioritäten an E-Mail-Adressen stellt eine weitere Option für effizientes E-Mail-Management dar. Das allgemeine Postfach kann unterstützend temporär stumm geschaltet werden, so dass die Aufmerksamkeit nicht darauf gelenkt wird. Der Nutzer kann ein exklusives Eingangspostfach einrichten. Die ständige Erreichbarkeit per Mail wird so auf eine wichtige Klientel begrenzt.
Zudem kann man auch als Versender daran mitarbeiten, die E-Mail-Flut für Empfänger einzudämmen: Ein CC-Empfänger sollte durchdacht eingesetzt werden. Häufig werden Mitarbeiter in E-Mail-Kommunikation eingebunden, für die diese nicht unmittelbar relevant ist. Kettenmails mit unzähligen CC-Empfängern sind nicht zielführend. Hier können Empfänger auch entsprechend filtern, indem sie ihr Mailprogramm so einstellen, dass CC-Mails automatisch in einem separaten Ordner landen.
Gesunde Work-Life-Balance trotz E-Mail-Flut
Auch nach der Arbeit kennt die E-Mail-Flut in der Regel keinen Feierabend. Sie schwappt oftmals ins Privatleben über. Viele Arbeitnehmer sind auch in ihrer Freizeit mit ihrer E-Mail-Adresse erreichbar. Was zunächst wie ein Zusatznutzen für das Unternehmen erscheint, bringt im Ergebnis allzu oft den gegenteiligen Effekt. Wenn wertvolle Ruhepausen fehlen, leidet die Produktivität.
Vor diesem Hintergrund gewinnt für Unternehmen die Work-Life-Balance ihrer Mitarbeiter zunehmend an Bedeutung. Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Berufs- und Privatleben stellt eine Win-Win-Situation für alle Beteiligten dar. Die Erreichbarkeit sollte auf ein gesundes Maß beschränkt werden. Mitarbeiter sollten auch einfach mal (die E-Mails) abschalten können. Erholung in der Freizeit ist wichtig, um dauerhaft beruflich leistungsfähig zu sein. Schöner Nebeneffekt: Eine Förderung der gesunden Work-Life-Balance hat auch positive Auswirkungen auf das Unternehmensimage.
Besser ein kurzes Telefonat als langes E-Mail-Ping-Pong
Ein weiterer Produktivitätstipp: das gute alte Telefon. Viele Menschen reduzieren im Beruf ihre Kommunikationsmittel mittlerweile auf E-Mails und Chatnachrichten. Ein wichtiger Nachteil wird dabei nicht bedacht: Eine Studie der Western University in London zeigt, dass ein persönliches Gespräch 34-mal effizienter ist als die Kommunikation via E-Mail. Die Pro-Argumente sind zahlreich und reichen von Zeitersparnis, schnelleren Rückmeldungen bis hin zu besseren Konversationen mit klaren Botschaften. Zwischen Telefonpartnern kann viel schneller Empathie entstehen. Missverständnisse können gründlicher ausgeräumt werden. Und sogar die Gesundheit profitiert. Zurückgelehnt telefonieren mit gelegentlich umherschweifenden Blick entspannt den Nacken.
Mitarbeiter für den richtigen Umgang mit E-Mails sensibilisieren
Ein gutes E-Mail-Management kann schon mit einigen Prinzipien organisiert werden. Die E-Mail-Regeln im Unternehmen sollten klar und für alle Mitarbeiter verbindlich sein. Fragen wie „Wann senden wir eine E-Mail?“, „In welchem Fall nutzen wir stattdessen das Telefon?“, „Wann eignet sich ein Thema besser für ein Meeting?“ sollten allgemeingültig geklärt sein. Die Mitarbeiter sollten außerdem sensibilisiert werden, wie eine E-Mail idealerweise gestaltet sein sollte: Aussagekräftiger Betreff und kurze sowie prägnante Sprache, die sich am Empfänger orientiert. Ein effektives E-Mail-Management empfiehlt zudem: Nutzen Sie die zahlreichen Automatisierungsmöglichkeiten der E-Mail-Programme und die damit gewonnene Freiheit.